17 Angielskich słów i zwrotów, które powinien znać każdy pracownik Działu Zakupów

W branży zakupów (purchasing) skuteczna komunikacja w języku angielskim jest niezbędna do negocjacji z dostawcami, zarządzania kontraktami oraz dbania o relacje z partnerami biznesowymi. Znajomość specjalistycznego słownictwa i fraz używanych w tej dziedzinie może znacznie ułatwić Twoją pracę i przyczynić się do osiągnięcia lepszych wyników zawodowych. W tym artykule przedstawimy 17 najczęściej używanych słów i zwrotów w branży zakupowców, wraz z przykładami ich zastosowania.

1. Purchase Order (PO) – Zamówienie

Opis: Dokument, który formalizuje zakup towarów lub usług od dostawcy.

Przykład użycia:
„We need to send the purchase order to the supplier by the end of the day to secure the delivery.”

Jak używać: Purchase order to kluczowy dokument w procesie zakupowym. Używaj go, aby potwierdzić warunki zakupu, ilość i cenę towarów, które zamierzasz nabyć.

PURCHASE ORDER
Purchase Order No: 123456
Date: 01/01/2024

Supplier:
ABC Manufacturing Ltd.
1234 Supply Street
London, UK

Ship To:
XYZ Corporation
5678 Business Ave
New York, USA

Item | Description | Quantity | Unit Price | Total

Subtotal: $1000.00
Shipping: $50.00
Total: $1050.00

Terms: Net 30 Days

2. Request for Quotation (RFQ) – Zapytanie Ofertowe

Opis: Dokument lub zapytanie wysyłane do dostawców w celu uzyskania oferty na dostawę określonych produktów lub usług.

Przykład użycia:
„Before making a decision, we should issue an RFQ to at least three suppliers to compare prices and terms.”

Jak używać: RFQ jest używane na wczesnym etapie procesu zakupowego, gdy chcesz zebrać oferty od różnych dostawców przed podjęciem decyzji.

REQUEST FOR QUOTATION
RFQ No: 987654
Date: 01/01/2024

Hello X,

We would like to request a quotation for the following items:

1) Custom Printed Boxes, 1000 pieces, 12x12x8 inches, 4-color print
2) Packaging Tape, 500 rolls, 2 inches x 100 yards, branded

Please provide your best price, lead time, and any applicable discounts. The quotation should be valid for at least 30 days.

Best Regards,

3. Lead Time – Czas Realizacji

Opis: Okres pomiędzy złożeniem zamówienia a dostawą towarów lub usług.

Przykład użycia:
„The lead time for these components is six weeks, so we need to order them well in advance.”

Jak używać: Lead time jest istotnym czynnikiem w planowaniu zakupów, zwłaszcza w przypadku produktów o długim czasie realizacji.

Subject: Lead Time Confirmation for Order No. 54321

Hello [Supplier Name],

Could you please confirm the lead time for the following order:

Item | Description | Quantity

We appreciate your prompt response to ensure timely project completion.

Best regards,

4. Bill of Materials (BOM) – Zestawienie Materiałów

Opis: Lista wszystkich komponentów, materiałów i surowców potrzebnych do wyprodukowania danego produktu.

Przykład użycia:
„Make sure the BOM is accurate before we place the order with the supplier.”

Jak używać: BOM jest kluczowym narzędziem w zarządzaniu produkcją i zakupami, pomagając w planowaniu zapotrzebowania na materiały.

BILL OF MATERIALS
Project Name: XYZ Assembly
Date: 01/01/2024

Part No. | Description | Quantity | Unit

Notes:

Tolerance levels as per the attached drawing.

All components must meet the specified standards.

5. Supplier Evaluation – Ocena Dostawcy

Opis: Proces oceny dostawcy na podstawie różnych kryteriów, takich jak jakość, cena, terminowość dostaw i poziom obsługi.

Przykład użycia:
„We conduct regular supplier evaluations to ensure they meet our quality standards.”

Jak używać: Regularna ocena dostawców pozwala na utrzymanie wysokich standardów współpracy i może pomóc w identyfikacji najlepszych partnerów biznesowych.

SUPPLIER EVALUATION FORM
Supplier Name: XYZ Components Ltd.
Date: 01/01/2024

Criteria | Rating (1-5) | Comments

Quality of Goods | 4 | Consistent, minor defects
Delivery Time | 3 | Occasionally delayed
Customer Service | 5 | Very responsive
Price Competitiveness | 4 | Reasonable pricing
Overall Performance | 4 | Reliable, good partner

Evaluator: Your Name

6. Just-In-Time (JIT) – Dokładnie na Czas

Opis: Strategia zarządzania zapasami, która polega na dostarczaniu towarów dokładnie w momencie, kiedy są one potrzebne, co minimalizuje poziom zapasów.

Przykład użycia:
„We need to adopt a JIT approach to reduce our inventory costs.”

Jak używać: JIT pomaga w optymalizacji procesów zakupowych i produkcyjnych, ale wymaga ścisłej współpracy z dostawcami.

Subject: Implementation of Just-In-Time (JIT) Supply System

Hello Supplier Name,

We are implementing a Just-In-Time (JIT) inventory system. To ensure a seamless transition, please confirm your ability to deliver the following materials as per the schedule:

Item | Description | Quantity | Delivery Date

Please acknowledge receipt of this schedule and confirm your commitment.

Best regards,
Your Name

7. Cost Reduction – Redukcja Kosztów

Opis: Proces identyfikacji i wdrażania sposobów na obniżenie kosztów w łańcuchu dostaw.

Przykład użycia:
„Our main goal this quarter is to achieve significant cost reductions in raw material purchases.”

Jak używać: Redukcja kosztów to element strategii zakupowej, stosowany jako sposób na zwiększenie rentowności działalności.

Subject: Cost Reduction Strategies for 2024

Dear Team,

To enhance our profitability, we need to focus on cost reduction strategies for our purchasing department. Key areas include:

1. Negotiating better terms with current suppliers.
2. Exploring alternative suppliers with competitive pricing.
3. Reducing waste in production processes.

Please review our current procurement expenses and suggest areas for improvement.

Best regards,
Your Name

8. Procurement Policy – Polityka Zakupowa

Opis: Zestaw zasad i procedur regulujących procesy zakupowe w firmie.

Przykład użycia:
„All purchases must comply with the company’s procurement policy to ensure transparency and fairness.”

Jak używać: Polityka zakupowa zapewnia spójność i zgodność procesów zakupowych z ogólnymi celami organizacji.

PROCUREMENT POLICY
Effective Date: 01/01/2024

1. Purpose: To ensure all purchases are conducted in a fair, transparent, and cost-effective manner.
2. Scope: Applies to all procurement activities, including goods, services, and contracts.
3. Supplier Selection: Must follow the approved vendor list, based on quality, price, and delivery performance.
4. Approval Process: All purchases over 50 000 PLN must be approved by the Head of Procurement.
5. Ethical Conduct: Employees must avoid conflicts of interest and maintain confidentiality.

9. Vendor Managed Inventory (VMI) – Zarządzanie Zapasami przez Dostawcę

Opis: Model, w którym dostawca jest odpowiedzialny za zarządzanie zapasami i uzupełnianie ich u klienta.

Przykład użycia:
„Implementing VMI with our key suppliers has streamlined our inventory management.”

Jak używać: VMI może znacznie uprościć zarządzanie zapasami i poprawić efektywność łańcucha dostaw.

Subject: Vendor Managed Inventory (VMI) Agreement

Hello Supplier Name,

We are interested in establishing a Vendor Managed Inventory (VMI) system with your company. Under this agreement, you would be responsible for monitoring and replenishing the following items:

Item | Description | Minimum Stock Level | Reorder Quantity

Please confirm your availability to discuss the terms of this agreement.

Best regards,
Your Name

10. Terms and Conditions (T&Cs) – Warunki Umowy

Opis: Zestaw zasad, które określają prawa i obowiązki stron zawierających umowę zakupową.

Przykład użycia:
„Before signing the contract, please review the terms and conditions carefully.”

Jak używać: T&Cs są niezbędne do ochrony interesów firmy i zapewnienia, że wszystkie warunki współpracy są jasno określone.

TERMS AND CONDITIONS
Effective Date: 01/01/2024

1. Payment Terms: Net 30 days from the date of invoice.
2. Delivery Terms: FOB (Free on Board) at [Destination].
3. Warranty: Goods are covered under a 12-month warranty period against defects in material and workmanship.
4. Liability: The supplier is responsible for any damages resulting from non-compliance with agreed specifications.
5. Dispute Resolution: All disputes will be resolved under the jurisdiction of [Court Location].

Your Company Name

11. Total Cost of Ownership (TCO) – Całkowity Koszt Posiadania

Opis: Całkowity koszt związany z zakupem i użytkowaniem produktu przez cały jego okres użytkowania.

Przykład użycia:
„When evaluating suppliers, we must consider the TCO, not just the purchase price.”

Jak używać: TCO pomaga w podejmowaniu bardziej świadomych decyzji zakupowych, uwzględniając wszystkie koszty związane z produktem.

Subject: Total Cost of Ownership (TCO) Analysis for New Supplier

Dear Team Name,

As part of our supplier selection process, we must conduct a TCO analysis. Please consider the following factors:

1. Purchase price
2. Shipping and logistics costs
3. Maintenance and repair costs
4. End-of-life disposal

The goal is to select the supplier that offers the best long-term value.

Best regards,
Your Name

12. Request for Proposal (RFP) – Zapytanie o Propozycję

Opis: Dokument, w którym organizacja określa swoje potrzeby i oczekiwania wobec dostawców, zapraszając ich do składania ofert.

Przykład użycia:
„We should issue an RFP to identify the best supplier for this project.”

Jak używać: RFP jest bardziej szczegółowe niż RFQ i często wykorzystywane w bardziej złożonych projektach zakupowych.

REQUEST FOR PROPOSAL
RFP No: 789123
Date: 01/01/2024

(Company Name) invites you to submit a proposal for (Project Name).

Project Scope:

• Supply and installation of new office furniture.
• Approximately 100 workstations required.

Submission Deadline: 01/02/2024

Evaluation Criteria:

1. Cost
2. Quality of materials
3. Experience with similar projects

Please submit your proposal by the deadline mentioned above.

Sincerely,
Your Name

13. Purchase Requisition – Wniosek o Zakup

Opis: Wewnętrzny dokument, który pracownik wypełnia, aby uzyskać zgodę na zakup towarów lub usług.

Przykład użycia:
„Please complete the purchase requisition form and submit it to the procurement department.”

Jak używać: Wniosek o zakup jest pierwszym krokiem w procesie zakupowym, pozwalającym na formalne zatwierdzenie wydatków.

PURCHASE REQUISITION
Requisition No: PR-2024-001
Date: 01/01/2024

Requested by: Employee Name
Department: IT

Item | Description | Quantity | Estimated Cost

Reason for Purchase: Equipment for new hires.
Approvals Required: Manager’s Name

Requested Delivery Date: 15/01/2024

14. Supply Chain Management (SCM) – Zarządzanie Łańcuchem Dostaw

Opis: Koordynacja i zarządzanie wszystkimi działaniami związanymi z przepływem towarów i usług od dostawców do klientów.

Przykład użycia:
„Effective SCM is critical to ensuring timely delivery and minimizing costs.”

Jak używać: SCM jest kluczowym elementem strategii zakupowej, wpływającym na efektywność i rentowność całej organizacji.

Subject: Supply Chain Management Strategy for 2024

Hello Team Name,

As we prepare for the upcoming year, we need to focus on enhancing our Supply Chain Management (SCM) strategy. Key areas include:

1. Strengthening relationships with key suppliers.
2. Implementing technology solutions for better inventory tracking.
3. Reducing lead times and improving delivery performance.

Please prepare a plan to address these areas.

Best regards,
Your Name

15. Blanket Purchase Order – Ogólne Zamówienie Zakupu

Opis: Umowa na zakup towarów lub usług na określony czas, zazwyczaj z ustalonym limitem kwoty.

Przykład użycia:
„We have a blanket purchase order with our main supplier to cover all our office supplies for the year.”

Jak używać: Takie zamówienia są używane, gdy firma regularnie zamawia te same produkty od jednego dostawcy.

16. Supplier Relationship Management (SRM) – Zarządzanie Relacjami z Dostawcami

Opis: Proces budowania i utrzymywania długoterminowych relacji z dostawcami w celu osiągnięcia obopólnych korzyści.

Przykład użycia:
„Strong SRM has led to better pricing and improved delivery times from our key suppliers.”

Jak używać: Skuteczne SRM pomaga w budowaniu partnerskich relacji z dostawcami, co może prowadzić do lepszych warunków handlowych i wyższej jakości usług.

Subject: Enhancing Supplier Relationship Management (SRM)

Hello Supplier Name,

To improve our collaboration, we are implementing a Supplier Relationship Management (SRM) program. This will involve:

1. Regular performance reviews.
2. Joint planning sessions.
3. Opportunities for innovation and process improvement.

We believe this will lead to a more productive partnership.

Best regards,
Your Name

17. Invoice Matching – Dopasowanie Faktury

Opis: Proces porównywania faktury z zamówieniem zakupu i dokumentem dostawy, aby upewnić się, że wszystkie trzy dokumenty są zgodne przed dokonaniem płatności.

Przykład użycia:
„Invoice matching is a crucial step in ensuring we only pay for the goods and services we actually received.”

Jak używać: Dopasowanie faktury pozwala na uniknięcie błędów w płatnościach i zapewnia dokładność rozliczeń finansowych.

INVOICE MATCHING REPORT
Invoice No: INV-2024-001
Date: 01/01/2024

Purchase Order No: 123456
Supplier: ABC Manufacturing Ltd.

Item ref. no | Description | PO Quantity | Invoice Quantity | Status

020030001 | Item Name | 500 items | 500 items | Match
020030002 | Item Name | 500 items | 450 items | Mismatch

Remarks: Discrepancy noted for item 020030002, requiring further investigation.

Prepared by: Your Name

Zawód Specjalisty ds. Zakupów to nie tylko formułki i formularze ale również negocjacje, budowanie relacji, ustalenia produktowe. Znajomość tych 17 kluczowych słów i zwrotów w branży zakupowców jest niezbędna dla każdego, kto chce skutecznie komunikować się w międzynarodowym środowisku biznesowym. Nie tylko ułatwiają one codzienną pracę, ale także pomagają budować profesjonalne relacje z dostawcami i partnerami biznesowymi. Jeśli chcesz jeszcze lepiej opanować Business English, rozważ skorzystanie z kursów online, ebooków, webinarów czy indywidualnych konsultacji, które pomogą Ci osiągnąć biegłość w wybranej dziedzinie w języku angielskim.