Praktyczny przewodnik jak pisać biznesowe e-maile po angielsku

Pisanie profesjonalnych e-maili po angielsku to nieodłączna część życia zawodowego, zwłaszcza w międzynarodowym środowisku biznesowym. Niektórzy myślą, że to tylko kilka zdań, ale dobrze napisany e-mail może znacząco wpłynąć na odbiór Twojej wiadomości, budując Twój profesjonalny wizerunek i jasno przekazując istotne informacje.

W tym artykule przedstawię:

• jak powinien wyglądac email biznesowy po angielsku
• 50+ praktycznych zwrotów i struktur do wykorzystania w Twoich mailach
• przykładowy realny e-mail biznesowy

Struktura profesjonalnego maila po angielsku

Profesjonalny e-mail powinien być przejrzysty, zwięzły i dobrze zorganizowany. Standardowa struktura składa się z 6 elementów: temat, przywitanie, wstęp, treść główna, zakończenie i podpis.

1. Temat

Temat wiadomości powinien być krótki, ale precyzyjny, aby odbiorca od razu wiedział, czego dotyczy e-mail. Unikaj ogólników i staraj się wskazać najważniejsze informacje. Chodzi o to, aby odbiorca otworzył Twojego maila

Przykłady:

• Meeting Request: Project Update
• Quarterly Sales Report Attached
• Feedback Required: New Marketing Strategy
• Touching base: any updates?
• Friendly heads-up
• Quick reminder

2. Przywitanie

W podręcznikach przeczytasz, że przywitanie zależy od formalności relacji z odbiorcą, że w profesjonalnych e-mailach najczęściej używa się formalnych przywitań. I faktycznie jest to prawda, jeśli mówimy o oficjalnych pismach kierowanych do urzędów lub działów jak również w przypadku oficjalnych korespondencji korporacyjnych. Przykłady:

• Dear Ms. Brown – wiesz do kogo piszesz ale korespondencja musi pozostać formalna. Czasem kultura korporacyjna narzuca stosowanie takiej formy
• To Whom It Might Concern – w formalnych pismach kiedy nie wiemy kto odczyta naszą wiadomość, czyli pisma do urzędów lub w formalnym procesie rekrutacyjnym. Takie przywitanie oznacza, że wiadomość może być skierowana do każdej osoby z działu lub urzędu.
• Dear Sir/Madam – coraz mniej stosowane przywitanie, w dzisiejszych czasach z łatwym dostępem do informacji w sieci rzadko zdarza się, że nie znamy nazwiska osoby do której piszemy. Bardzo podręcznikowa i przestrzała forma przywitania.

Ale w 90% przypadków Twoje maile biznesowe będziesz pisać do osób, z którymi również budujesz relacje zawodowe, także mniej oficjalne formy przywitania są lepsze 😉

✅ Dear Team,

✅ Hello/Hi Catherine,

✅ Hello everyone,

✅ Hi everyone,

✅ Hi (pierwsze imię), (drugie imię) and (trzecie imię),

3. Wstęp

We wstępie krótko i konkretnie przedstaw, dlaczego piszesz ten e-mail. Może to być odniesienie do wcześniejszej komunikacji, cel e-maila lub krótki wstęp do treści głównej. Mimo że wstep ma przyjazny ton, powinien konkretnie pokazywać po co go wysyłasz. Wyróżniłam ciekawe zwroty w poniższych przykładach:

1. I hope you’re doing well. I am writing to follow up on our last meeting...
2. I’m glad we had a chance to chat at the fair.
3. It was a pleasure to speak to you over the phone today
4. Hope you had a nice break
5. I am reaching out to discuss the upcoming project deadline…
6. Thank you for your email dated June 1st. I would like to provide additional information regarding…

4. Treść główna

Treść główna powinna być podzielona na przejrzyste akapity, z których każdy zawiera jedną główną myśl lub informację. Używaj prostego i klarownego języka. Proste zdania są OK, najważniejsze jest aby przekazać jasno informacje czy pytania. Wyróżniłam ciekawe zwroty w poniższych przykładach:

Przykłady:

• Regarding the project timeline, we have completed the initial phase and are on track for the next milestone…
• Please see the information below for more details about…
• I’ve attached (rodzaj pliku) for your review
• Please find attached the quarterly sales report for your review. The key highlights are…
• I would appreciate your feedback on the proposed marketing strategy. Specifically, we are looking for insights on…
• Could you please clarify what you would like us to do about…?
• I’d like to schedule a meeting on [day] if you are available/free then
• Just a quick/friendly reminder that…
• I didn’t/don’t fully understand (sprawa). Could you please explain that again?
• Despite my best efforts, it won’t be possible to…

5. Zakończenie

W zakończeniu podsumowujesz krótko e-maila i wskazujesz oczekiwane działania od odbiorcy, zachęcasz do dalszej komunikacji. Traktuj e-mail jak „rozmowę na papierze”, nie pisz maili sztuka dla sztuki. Każda wiadomość którą wysyłasz powinna być konkretna, zwięzła i zawierać jasne wezwanie do działania.

Przykłady:

• I look forward to your feedback on the report.
• Please let me know if you have any questions or need further information.
• Thank you for your attention to this matter.

6. Podpis

Podpis powinien być formalny, szczególnie w pierwszych e-mailach z nowym kontaktem. Po wymianie kilku mailu, wraz z rozwojem relacji biznesowej, poleam używać Kind regards lub All the best.

Przykłady:

• Kind regards,
• All the best,
• Sincerely, (formalnie, oficjalna korespondencja)
• Yours faithfully, (oficjalnie i formalnie, rzadko stosowane w codziennym Business English)
• Cheers (nieformalnie, dobre relacje z odbiorcą)
• Take care (nieformalnie, dobre relacje z odbiorcą)

Teraz jak już znasz strukturę poprawnego maila – a uwierz to bardzo istotne aby pisać jasne i zwięzłe maile – mam dla Ciebie listę przydatnych słów i zwrotów. Oto wyrażenia, które często pojawiają się w profesjonalnych e-mailach biznesowych:

Przykładowy e-mail Business English

A teraz w ramach utrwalenia wiedzy, mam dla Ciebie przykładowy profesjonalny e-mail, który ilustruje zastosowanie powyższych wskazówek i zwrotów.

Email subject line: Feedback Required: New Marketing Strategy

Hello Kasper,

I hope you’re doing well. I am writing to discuss the new marketing strategy for the upcoming quarter.

Here is the detailed plan for your review. The key highlights include an increased focus on digital marketing channels and a proposed budget allocation for targeted online campaigns.

I would appreciate your feedback on the proposed strategy, particularly regarding the budget allocations and target demographics. Your insights will be invaluable.

I’d love to hear your feedback. Please let me know if you need further information.

Kind regards,

Monika Sumorek